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Zoom sur la lettre recommandée électronique

Si la lettre recommandée est un outil très utilisé par les entreprises pour prouver la réalité d’un échange de courriers, nombre d’entre elles trouvent ses conditions d’envoi trop rigides. Raison pour laquelle elles se tournent de plus en plus vers leurs alternatives « hybrides » ou 100 % digitales. Des nouveaux types de lettres recommandées qui, sous certaines conditions, produisent les mêmes effets juridiques et offrent ainsi le même niveau de fiabilité. Présentation.

De la LR hybride…

La lettre recommandée hybride permet aux entreprises d’expédier une LR classique en dehors des horaires d’ouverture des bureaux de poste.L’un des principaux reproches faits à la lettre recommandée (LR) réside dans l’obligation de se déplacer à la poste pour la faire valider.Aussi, afin de permettre notamment aux entreprises de ne plus perdre de temps et de ne plus être contraintes par les horaires des bureaux de poste (qui, malheureusement, sont de moins en moins étendus), plusieurs prestataires (dont La Poste) proposent une lettre recommandée hybride qui offre une phase de préparation dématérialisée. Concrètement, l’entreprise qui souhaite expédier une LR hybride se connecte sur la plate-forme Internet du prestataire, complète les formulaires d’envoi puis y dépose les documents qu’elle souhaite faire parvenir à son destinataire. Reste alors au prestataire à les imprimer puis à les transmettre à la poste qui les distribuera sous la forme et suivant les modalités d’une lettre recommandée classique.La LR hybride coûte logiquement plus cher que la LR papier. Un envoi d’une page via La Poste sera ainsi facturé en recommandé 7,07 € (contre 4,05 € pour une LR classique de moins de 20 g) et un envoi de 40 pages 15,61 €, contre 6,30 € pour une LR classique de 200 g.

… à la LR 100 % électronique

La lettre recommandée électronique est plus pratique et plus économique que les LR papier et hybride.Comparée à une lettre recommandée papier, la lettre recommandée 100 % électronique ne manque pas de charme : elle peut être envoyée à partir d’une simple adresse mail vers une autre (il n’est donc plus nécessaire de se rendre dans un bureau de poste) et à toute heure du jour ou de la nuit ; elle permet d’atteindre un destinataire en quelques minutes ; et enfin, elle coûte généralement 30 à 40 % moins cher qu’une lettre recommandée papier de moins de 20 g et ce, même si elle comprend plusieurs centaines de pages.

En pratique

L’envoi d’une lettre recommandée électronique (LRE) s’effectue d’une adresse mail à une autre en passant par un achemineur garantissant les conditions d’identification, de sécurité et de stockage imposées par la loi. Les LRE peuvent être librement adressées à des professionnels. En revanche, il n’est possible de les envoyer à des particuliers qu’après avoir obtenu leur accord.À savoir : le destinataire est informé par courriel par le prestataire qu’une lettre recommandée lui est destinée. Il n’est, en revanche, pas informé de l’identité de l’expéditeur. Il dispose de 15 jours pour l’accepter ou la refuser.Aujourd’hui, il existe deux types de LRE : la LRE contractuelle (qui ne peut être échangée que dans le cadre de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat) et la LRE eIDAS.

LRE contractuelle et LRE eIDAS

Au 1er janvier 2019, seule la LRE eIDAS sera reconnue par la loi et donc considérée comme offrant les mêmes garanties que la lettre recommandée papier.Définie par le règlement européen eIDAS de 2016, la LRE eIDAS est plus sécurisée que la LRE contractuelle notamment parce qu’elle impose au prestataire de vérifier l’identité de l’expéditeur au moment de l’envoi, mais aussi celle du destinataire lors de la réception (via une signature ou un cachet électronique). En outre, le prestataire est tenu de conserver pendant un an les informations relatives à l’envoi (données identifiant l’expéditeur et le destinataire, numéro de l’envoi, date et heure de dépôt de l’envoi…) et à la réception de la LRE (preuve du refus, de non réclamation ou de réception). Comme la LRE contractuelle, si elle peut être librement adressée à un professionnel, la LRE eIDAS ne peut être envoyée à un non professionnel qu’après avoir recueilli son accord.À savoir :la LRE eIDAS, conformément au décret du 9 mai 2018 qui précise les conditions garantissant l’équivalence entre une lettre recommandée papier et une lettre recommandée électronique, sera la seule LRE reconnue par la loi à compter du 1er janvier 2019, faisant ainsi disparaître du cadre légal la LRE contractuelle.

Des prestataires agréés

Les conditions techniques et de sécurité pour qu’une lettre recommandée électronique soit conforme eIDAS sont très strictes. Il est donc impératif de ne s’adresser qu’à des prestataires agréés.